商業(yè)領(lǐng)袖的投入很大程度上決定了六西格瑪實施的成功與否。興趣不等于投入。我們可以用“我很感興趣”來表達我們的意圖,但輸入需要的不止這些。
天行健咨詢分析了以下行為和做法,這些行為和做法顯示了領(lǐng)導(dǎo)者的參與:
①描述未來愿景,通過持續(xù)改進(實施六西格瑪、精益生產(chǎn)、持續(xù)改進、業(yè)務(wù)改進或其他措施)來實現(xiàn);
②投入資源;
③分配時間(自己的時間和他人的時間)實施持續(xù)改進;
④將業(yè)務(wù)改進正式提上日程——使之成為管理層正式會議的主要議題;
⑤把持續(xù)改進放入非正式議程——有機會就討論;
⑥經(jīng)常詢問實施進度和改進工作,每月與項目倡導(dǎo)者一起回顧一次。
2.持續(xù)改進指導(dǎo)委員會
高管加入業(yè)務(wù)改進或持續(xù)改進指導(dǎo)委員會將向員工傳遞一個強烈的信息——持續(xù)改進對企業(yè)非常重要。員工會覺得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)很重視改善措施,所以更愿意投身于改善工作。在很多組織中,“領(lǐng)導(dǎo)團隊”和“持續(xù)改進委員會”實際上是同一個團隊。理想情況下,業(yè)務(wù)經(jīng)理會聚在一起討論業(yè)務(wù)改進的方向,并從實施中學(xué)習(xí)。指導(dǎo)委員會的具體職責(zé)包括:
①確定業(yè)務(wù)改進的戰(zhàn)略方向,包括提供實施所需的輔助設(shè)施和分配資源等。;
②選擇黑帶或綠帶的關(guān)鍵項目(與業(yè)務(wù)需求、戰(zhàn)略目標(biāo)、核心優(yōu)先事項和業(yè)務(wù)計劃相關(guān)的項目);
③討論改進措施的績效及其財務(wù)影響;
(4)排除前進的障礙,在與其他經(jīng)理和業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)討論時,談?wù)摌I(yè)務(wù)改進。
為了保持改進措施的勢頭,每月至少應(yīng)召開一次會議。想想公司的安全。你們定期開會討論這件事嗎?如果你有很強的安全文化,那么你一定會這樣做。如果你認為公司的安全工作做得很好,你可以從中學(xué)習(xí),創(chuàng)造一種改進的文化。
3.持續(xù)改進協(xié)調(diào)員/經(jīng)理
在實施的初始階段,為了克服預(yù)期的阻力,持續(xù)改進協(xié)調(diào)者(管理者)必須是一個有權(quán)力和影響力的人。理想情況下,持續(xù)改進協(xié)調(diào)員的角色應(yīng)該由組織中一個積極的、有影響力的人來擔(dān)任。在這方面,有些機構(gòu)安排了全職職位,但在一些小機構(gòu)中,這個職位往往由一些高管擔(dān)任。有些員工需要協(xié)助履行該職位的職能,例如:
①管理持續(xù)改進策略的日常進展;
②監(jiān)督持續(xù)改進戰(zhàn)略的管理職能;
③主持持續(xù)改進指導(dǎo)委員會;
④監(jiān)督溝通計劃、參與策略和其他行動計劃(由指導(dǎo)委員會制定)相關(guān)任務(wù)的完成情況;
⑤報告與關(guān)鍵績效指標(biāo)的偏差。
在所有組織中,一個專注且精力充沛的持續(xù)改進領(lǐng)導(dǎo)者將對改進計劃的成功產(chǎn)生巨大影響。
4.黑帶大師
黑帶主管負責(zé)在整個項目實施過程中指導(dǎo)黑帶(和綠帶)。他們應(yīng)該確保項目沒有偏離軌道,項目組的領(lǐng)導(dǎo)可以在技術(shù)層面跟蹤六西格瑪?shù)倪M度,并適當(dāng)調(diào)整工作。黑帶大師是應(yīng)用六西格瑪工具(包括高級統(tǒng)計分析)的專家,或者是變革領(lǐng)導(dǎo)力和將六西格瑪應(yīng)用于業(yè)務(wù)的專家。
好的黑帶高手是稀缺商品,千金難求。他們將為企業(yè)做出巨大貢獻。黑帶大師的具體職能包括:
①解決項目組內(nèi)部的糾紛(如果不能自行解決);
②為項目組領(lǐng)導(dǎo)提供統(tǒng)計支持;
③向財務(wù)人員核實財務(wù)收益報告的真實性;
④指導(dǎo)項目倡導(dǎo)者和過程領(lǐng)導(dǎo)者;
⑤指導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo);
⑥推動促進變革的活動;
⑦協(xié)助部門經(jīng)理推進項目評選活動,主持培訓(xùn)倡導(dǎo)者、過程負責(zé)人、黑帶和綠帶。
在許多組織中,他們充當(dāng)組織變革的代言人,促進六西格瑪過程和工具的應(yīng)用。他們還可以幫助指導(dǎo)委員會進行價值鏈/價值流分析和項目選擇。
5.項目倡導(dǎo)者(項目負責(zé)人)
在六西格瑪?shù)膶嵤┲校瑹o論有沒有指導(dǎo)委員會,項目倡導(dǎo)者都起著極其重要的作用。沒有有效倡導(dǎo)者的支持,再好的黑帶也無法發(fā)揮作用。在一些組織中,項目倡導(dǎo)者也被稱為“項目領(lǐng)導(dǎo)”。
項目倡導(dǎo)者通常是高級經(jīng)理或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。他(她)對持續(xù)改進和六西格瑪?shù)母拍钣星逦睦斫?,并表明?她)完全致力于改進業(yè)務(wù)。倡導(dǎo)者最終負責(zé)項目工作,其職能包括:
①選擇能給利益相關(guān)者帶來實際價值的改進機會;
②制定項目章程;
③為項目分配資源;
④建立項目目標(biāo)(與團隊領(lǐng)導(dǎo)和過程領(lǐng)導(dǎo)一起);
⑤確定和批準(zhǔn)項目范圍(與組長和過程負責(zé)人一起);
⑥與團隊負責(zé)人和過程負責(zé)人定期進行項目評審;
⑦代表項目團隊,定期向業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)委員會提交項目進展報告,排除阻礙項目進展的障礙;
⑧與流程負責(zé)人一起支持項目工作,并在項目結(jié)束時順利交接。
當(dāng)所有的改進項目都被實施時,積極和支持的倡導(dǎo)者可以在很大程度上決定項目的成功。在項目工作的初始階段,團隊領(lǐng)導(dǎo)最常見的挑戰(zhàn)是如何有效地定義項目的范圍。在處理這件事情的時候,團隊領(lǐng)導(dǎo)往往會猶豫不決,害怕讓項目倡導(dǎo)者失望,或者避免可能的沖突。這時候項目倡導(dǎo)者要做一件重要的工作:幫助團隊負責(zé)人縮小項目范圍,讓團隊有進步。