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1.描述語言要使用最簡單明了的形式，可以使用流程圖、照片、圖表、表格、磁帶等可視化輔助工具，對流程需求逐一進行清晰準確的說明。盡可能使用通俗易懂的表達方式，避免使用過多的術語和技術專有名詞，文檔保持簡單。

2.特別關注改進初期暴露的問題、實施中的潛在困難等。，并在文檔的適當位置發(fā)出警告信號，指出如何處理。

3.如果工藝過于復雜，不容易立即確定所有的操作規(guī)程文件，可以吸收工藝管理人員、技術人員和操作人員參與討論，反復論證，直到文件細化到足以準確、順利執(zhí)行，并注意適時委托相關管理人員對文件進行修改。

4.讓以后要應用這些文檔的人幫忙起草文檔，可以讓文檔更實用。把草稿給所有相關人員看，請他們提出建議。

個人實施和組織監(jiān)督的有機結合對于保持穩(wěn)定和可預測的過程是必要的。首先，組織監(jiān)督應該明確獎勵那些嚴格執(zhí)行規(guī)章制度并努力維持改進過程的人，并盡量避免任何對他們的干擾。如果這些優(yōu)秀的員工沒有得到這樣的獎勵，大多數(shù)人就會懈怠，認為反正做得好和做得差沒有區(qū)別，也就不再堅持仔細衡量和仔細監(jiān)督流程的運行。

其次，組織的相關規(guī)程必須被有效地闡明、記錄和發(fā)布。組織只有對員工進行選拔、培訓、跟蹤和考核，特別是對員工進行適當?shù)脑u估和獎勵，才能真正在組織內部建立紀律。如果紀律準備不到位，改進過程的控制就會變得漫無目的。員工想的不會是努力，只是運氣。“一體化”會議通常是浪費時間。在這些會議中，管理者只會反復勸說員工“要更負責任！”“多注意細節(jié)！”以及“嚴格遵守規(guī)章制度！”等等，但這些勸誡并不能代替系統(tǒng)的考核和對員工必要的獎勵。為了避免這種情況，各級管理組織應該明確制定一套機制來確定每個“過程所有者”應該履行的職責。

“流程負責人”不僅要完成自己應該做的工作，還要明確如何對整個流程負責，保證整個流程始終處于持續(xù)改進、實時監(jiān)督、持續(xù)改進之中。

如果每個員工都只從個人角度看問題，他就很難理解為什么會有這么多紀律。需要花更多的時間和精力在培訓上，讓每個員工都明白監(jiān)督、控制和改進的原因和好處。如果所有員工都不能理解這一點，那么收集數(shù)據(jù)、制作圖表的工作就會被大多數(shù)人認為是“不必要的”。很多員工只是勉強執(zhí)行，這種情況應該得到改善，這也是為什么六西格瑪組織要對員工進行技術培訓，讓員工真正理解使用相關流程管理工具的必要性。只有不僅有制度，而且有自覺執(zhí)行的企業(yè)文化，制度才能落到實處。