在定義、評(píng)估和分析階段所做的工作是為改進(jìn)階段做準(zhǔn)備。隨便定義一個(gè)問(wèn)題，不仔細(xì)評(píng)估問(wèn)題的嚴(yán)重程度，缺乏創(chuàng)造力，不仔細(xì)規(guī)劃解決方案，倉(cāng)促實(shí)施解決方案以及公司內(nèi)部的阻撓，都有可能使六西格瑪管理的開(kāi)發(fā)流產(chǎn)。因此，改進(jìn)階段的主要任務(wù)是尋找公司努力回報(bào)最大化的方法，實(shí)施科學(xué)六西格瑪管理方案。
二、改進(jìn)階段的步驟
1.尋找創(chuàng)造性的績(jī)效改進(jìn)方案。
開(kāi)始改進(jìn)階段活動(dòng)的最佳方式是提出盡可能多的問(wèn)題解決方案，然后利用這些想法構(gòu)建可行的解決方案，這需要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員具有很強(qiáng)的創(chuàng)造力和廣闊的視野。類(lèi)似于分析階段的工作，在這一步，頭腦風(fēng)暴可以幫助團(tuán)隊(duì)獲得更多關(guān)于如何解決問(wèn)題的觀點(diǎn)和意見(jiàn)。天行健認(rèn)為，在實(shí)施頭腦風(fēng)暴時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)注意以下問(wèn)題:
①確保團(tuán)隊(duì)成員對(duì)頭腦風(fēng)暴活動(dòng)的目標(biāo)有清晰的認(rèn)識(shí)；
②善于傾聽(tīng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短；
③頭腦風(fēng)暴只是提出意見(jiàn)，盡量避免對(duì)意見(jiàn)進(jìn)行評(píng)判或評(píng)論；
④人人參與。
經(jīng)過(guò)頭腦風(fēng)暴，隊(duì)員們對(duì)如何解決問(wèn)題提出了許多看法和意見(jiàn)。接下來(lái)，團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該討論提出的意見(jiàn)，以確定最佳改進(jìn)計(jì)劃。
2.確定解決方案并制定實(shí)施計(jì)劃。
在這一步中，團(tuán)隊(duì)成員要對(duì)頭腦風(fēng)暴活動(dòng)提出的所有想法和建議進(jìn)行討論和分類(lèi)，將重復(fù)的想法進(jìn)行合并，剔除不可行或缺乏創(chuàng)意的想法，篩選出最有可能形成問(wèn)題解決方案的想法并進(jìn)行簡(jiǎn)單分類(lèi)。然后，團(tuán)隊(duì)成員再次討論和評(píng)估篩選出的意見(jiàn)，以形成可行的解決方案。這個(gè)時(shí)候，團(tuán)隊(duì)可能會(huì)注意到有幾個(gè)方案是可行的，但是不可能實(shí)現(xiàn)所有建議的方案。此時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)擬定一份選擇方案的標(biāo)準(zhǔn)清單，幫助他們選擇最合適的方案，如實(shí)施方案的成本、運(yùn)營(yíng)成本、難度、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的可能性、額外和長(zhǎng)期收益、組織的內(nèi)部收入預(yù)期等。按照既定的標(biāo)準(zhǔn)，團(tuán)隊(duì)可以減少可供選擇的方案數(shù)量。最后，選擇能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的最佳方案，并寫(xiě)出詳細(xì)的解決方案描述，以正式報(bào)告的形式描述選定的最終方案。解決方案規(guī)范是一個(gè)建設(shè)性的文檔，它清晰地描述了改進(jìn)活動(dòng)，旨在幫助團(tuán)隊(duì)成員對(duì)確定的解決方案有一個(gè)全局的理解和把握。當(dāng)然，團(tuán)隊(duì)還應(yīng)該了解其他更好的解決方案，并在必要時(shí)將它們用作備用解決方案。
對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，過(guò)程改進(jìn)活動(dòng)的實(shí)施是改進(jìn)階段最重要的一步，但在開(kāi)始實(shí)施解決方案之前，應(yīng)提前制定一個(gè)周密詳細(xì)的計(jì)劃，以確保改進(jìn)工作的成功。實(shí)施計(jì)劃應(yīng)包括要采取的具體改進(jìn)行動(dòng)、改進(jìn)活動(dòng)所需的資源以及成員之間關(guān)于改進(jìn)工作進(jìn)展的溝通。草率的行動(dòng)會(huì)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)的所有努力付諸東流。過(guò)程是死的，但人是活的。事先周密的計(jì)劃有利于提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)過(guò)程改進(jìn)活動(dòng)的控制，尤其是在發(fā)生意外的情況下，可以有效地防止改進(jìn)活動(dòng)偏離預(yù)期目標(biāo)。
3.全面實(shí)施解決方案，并及時(shí)評(píng)估并行方案的實(shí)施情況。
這個(gè)計(jì)劃的失敗幾乎注定會(huì)導(dǎo)致災(zāi)難。即使能控制有限的問(wèn)題，錯(cuò)誤的解決方案造成的巨大損失也將難以彌補(bǔ)。因此，在全面實(shí)施其中一個(gè)解決方案之前，需要在一定范圍內(nèi)測(cè)試該解決方案的可行性。解決方案的實(shí)施意味著改變員工原有的行為，甚至是原有的想法和觀念。因此，選擇合適的規(guī)模來(lái)測(cè)試解決方案的實(shí)施，然后在測(cè)試成功并獲得經(jīng)驗(yàn)后全面鋪開(kāi)，可以使團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)那些意想不到的問(wèn)題，從而確保如果新系統(tǒng)失敗或發(fā)生不可控制的事情，不會(huì)造成原有工作流的中斷或?qū)е赂愀獾那闆r。
如果不實(shí)施，再好的計(jì)劃也只會(huì)是一紙空文。所以團(tuán)隊(duì)接下來(lái)的任務(wù)就是克服各種障礙，進(jìn)行全過(guò)程的改進(jìn)活動(dòng)。雖然解決方案可以產(chǎn)生很大的影響，但是在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，仍然會(huì)遇到來(lái)自不同利益相關(guān)方的各種阻力。人們抵制改進(jìn)活動(dòng)的原因不同，團(tuán)隊(duì)成員必須根據(jù)不同類(lèi)型的抵制實(shí)施不同的策略。
如果解決方案成功實(shí)施，改進(jìn)活動(dòng)朝著預(yù)期的方向和目標(biāo)順利發(fā)展，那么項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將進(jìn)入改進(jìn)階段的最后時(shí)刻，即收集數(shù)據(jù)，監(jiān)控改進(jìn)活動(dòng)的影響，及時(shí)評(píng)估解決方案的實(shí)施情況，以便看到可能的疏漏，并對(duì)解決方案進(jìn)行必要的調(diào)整。及時(shí)評(píng)估可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)方案實(shí)施中的不足和缺陷，從而幫助團(tuán)隊(duì)及時(shí)修正和彌補(bǔ)。科學(xué)的評(píng)估可以幫助團(tuán)隊(duì)找到有效的解決方案；評(píng)估可以向他人證明團(tuán)隊(duì)工作的結(jié)果，并使他人對(duì)改進(jìn)活動(dòng)充滿信心。
改進(jìn)活動(dòng)是一個(gè)充滿驚喜的過(guò)程。當(dāng)所有活動(dòng)都在沿著預(yù)期的方向和目標(biāo)前進(jìn)時(shí)，別忘了在團(tuán)隊(duì)成員中分享成功的喜悅。保持團(tuán)隊(duì)成員高昂的士氣和進(jìn)取的狀態(tài)，才能使成功的改進(jìn)活動(dòng)長(zhǎng)久持續(xù)下去。
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