目前醫院普遍存在“三長一短”的問題,尤其是大型公立醫院,醫院的流程能力普遍較低。在將六西格瑪引入醫院時,應由醫院領導大力宣傳。同時,要組建由院領導和專業黑帶高手牽頭的跨部門團隊。項目篩選的目的和步驟是改善醫院戰略。具體的醫院流程改進活動大致可以按以下步驟實施。
第一步:從戰略角度,確認醫院核心流程和流程改進方案。
這一步的目的是分析客戶的需求,從醫院戰略上全面評估醫院流程的現狀,從而為改進結構和度量提供依據。該流程必須實施策略并滿足客戶的需求。流程不完整可能導致醫療服務的成本增加、質量下降、醫療糾紛增加,使提供給患者的服務大打折扣,最終無法達成策略,實現客戶滿意。完整的流程包括每一個核心和支持流程,包括門診、急診、手術、查房、配藥、采集、運輸、后勤服務等。
第二步:從問題出發,確定流程改進的項目。
如果我們從一個宏觀的角度來看過程,過程檢查通常太廣泛而無法估計。相反,如果從微觀層面來看,個人的作用很容易被龐大的數據淹沒。因此,從合適的層面確認流程是六西格瑪所追求的,也是六西格瑪項目實現的難點之一。第一步其實是醫院流程的要求,從宏觀層面入手。在現實中,很少有過程能夠完全達到實施戰略和實現顧客滿意的目標。因此,我們必須從實際出發,找出目前存在重大問題的流程領域,對客戶投訴高、成本占用大、流程效率低、質量缺陷大的流程,評估實施改進的機會和風險。評估包括機會分析、財務分析、內外部客戶分析、投入和資源分析、實施難度分析等。一個好的六西格瑪項目應該有清晰可衡量的指標,客戶驅動,清晰的財務收益,時間和資源約束,并且要有闖勁。最后,結合第一步和第二步的分析,確定醫院業務流程改進的領域以及第一批和第二批具體改進項目的清單。
第三步:選擇合適的項目領導。
根據前面設定的項目改進領域和具體項目,在院內選擇合適的項目負責人。項目負責人對項目的實施全面負責。項目負責人是項目所涉及過程的專家。他應該是一個熟悉和了解流程,在醫院有重要地位和影響力,能調動醫院資源(人力資源、財務等)的人。)支持項目的發展,并勇于承擔責任。
步驟4:選擇合適的項目實施者。
項目實施者,即黑帶或綠帶學員,應該是當前流程的實際接受者或專家。黑帶或綠帶人員是那些承擔改進項目的人員,他們根據所承擔項目的大小和所接受培訓的深度或廣度進行分類。一般來說黑帶會接受20天左右的培訓,四個月完成,一個月五天。黑帶是六西格瑪改進方面的專家,具有良好的流程改進方法的專業知識和工具,能從事大型跨部門流程改進項目;綠帶一般接受5-10天的培訓。綠帶候選人有系統的流程改進方法和基本工具,能獨立從事本部門內的流程改進項目。六西格瑪黑帶或綠帶人員是實施六西格瑪改善項目的靈魂,接受項目負責人的領導,對項目負責人負責。一個好的綠帶黑帶候選人還應該是一個樂于學習的外向的人,能夠團結帶領團隊成員共同完成項目。
第五步:開展DMAIC培訓,實施改進項目,持續改進醫院流程能力。
根據開展項目所需的工具和方法,黑帶和綠帶學員應接受項目過程中所需的方法和工具的系統培訓。在培訓的同時,他們要練習項目改進,培訓-實施-項目評審三位一體,培訓結束后項目要基本完成。項目完成后,醫院要審查項目是否真正完成,目標是否達到。另外,要持續跟蹤項目,看評估結果能否持續保持。最后,根據醫院六西格瑪實施策略和規劃要求,黑帶和綠帶將繼續實施六西格瑪改進項目。
這樣,通過系統的規劃和大量流程改進項目的細致實施,醫院系統的流程將得到極大的改善,無論是缺陷的減少,周期的縮短,運營成本的降低,還是客戶滿意度的提高。正因為六西格瑪在實施流程改進方面確實有效,美國越來越多的醫療系統都在實施六西格瑪流程改進,并且都取得了顯著的改進。
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